Gratis data migreren naar Onedrive, Sharepoint en/of Teams.

Bij NEXXT zijn we gespecialiseerd in de ondersteuning van bedrijven in de reis naar – en het zo efficiënt mogelijk gebruiken van Microsoft365.

 

Bij NEXXT zijn we gespecialiseerd in de ondersteuning van bedrijven in de reis naar – en het zo efficiënt mogelijk gebruiken van Microsoft365. Onderdeel van deze ‘journey to the cloud’ is de migratie van bestanden naar Sharepoint of Teams. Voor het omzetten (migreren) van die data zijn verschillende tools beschikbaar die vrijwel altijd extra geld kosten.

Microsoft biedt echter ook de mogelijkheid om de data gratis te migreren met behulp van de Sharepoint Migration Tool. Deze voldoet in veel gevallen prima. In deze blog zal ik laten zien hoe je de Microsoft SharePoint Migration Tool kunt downloaden, installeren en gebruiken om je bestanden naar de cloud te migreren.

 

 

Waar vind je de Microsoft SharePoint Migration Tool?

Om toegang te krijgen tot en gebruik te maken van de tool, moet je beschikken over de rol van globale beheerder of SharePoint-beheerder binnen je Microsoft 365-tenant.

Wanneer je deze rechten bezit kan je naar het Sharepoint Admin Center. Vanuit het admin center is het mogelijk om de Microsoft SharePoint Migration Tool te downloaden (klik daarvoor links op de tab ‘Migration’).

Door op de knop ‘Get Started’ te drukken kom je direct in de migratie-manager.

De eerste stap in de migratie is het downloaden en installeren van de migratie-agent.


Aandachtspunten voor installatie van de Microsoft SharePoint Migration agent:

  • De installatie van de agent kan het beste gebeuren op een ‘domain joined’ computer of server. Op een stand-alone computer kan het ook, maar dan zal de agent niet als service kunnen draaien.
  • Let erop dat de machine met de agent voldoende bandbreedte richting zowel file-servers als Microsoft 365 heeft.
  • Zorg ervoor dat er voldoende vrije schijfruimte is voor de werkmap van de agent. (ideaal is dat evenveel ruimte als er te migreren data is)


Installatie van de agent:

De installatie van de agent is vrij rechttoe, rechtaan: Dubbelklik het gedownloade bestand en de installatie zal starten. Na installatie zal de agent starten en vragen om in te loggen bij Microsoft om de tenant te linken. Zodra dat is gebeurd kan er direct gestart worden met migreren.

Aandachtspunten voor gebruik van de Microsoft SharePoint Migration agent:

Zorg ervoor dat het account waarmee de agent of app wordt gestart voldoende rechten heeft om de bestanden die gemigreerd moeten worden ook te kunnen benaderen. De agent voorziet in een testmogelijkheid om te zien of shares benaderbaar zijn:

N.B. Het te testen pad mag geen driveletter bevatten, het MOET een UNC-pad zijn.

Probeer de gehele migratie vanaf 1 machine te laten plaatsvinden. Tijdens de migratie worden statussen bijgehouden waardoor het mogelijk is migraties nogmaals te draaien om verschillen sinds laatste uitvoering over te zetten. Vanaf een andere agent zullen alle bestanden opnieuw over de lijn gaan.


De werkmap van de agent wordt standaard op de C-schijf geplaatst, deze is echter te verplaatsen. Die optie zit echter niet waar je hem zou verwachten (agent-instellingen) maar in de user interface op Sharepoint admin site:

 

Klik op Migration – File Shares – View Tasks – Agents – Agentnaam en kies ‘Edit’ onder ‘Working Folder’.

Gebruik van Microsoft SharePoint Migration Tool:

Voor elk migratieproject moet je de bron (UNC pad) en de bestemming (Onedrive / Sharepoint / Teams) opgeven.

 

Sharepoint-sites kunnen worden aangemaakt door de migratie tooling zelf. Voor Onedrive of Teams dient de Onedrive of het team reeds te bestaan.

 

Per project kunnen nog extra opties worden meegegeven:

Task schedule – Bepaalt wanneer de migratietaak wordt uitgevoerd (handig om bijvoorbeeld bestanden buiten kantoortijden te verplaatsen zodat medewerkers geen last hebben van de verbruikte bandbreedte)

‘Scan only’ – Scant het doel op geschiktheid voor migratie. Lege bestanden, bestanden met vreemde tekens of te lange bestandsnamen zullen worden gemarkeerd.

‘Preserve file share permissions’ – Neemt de rechten op een fileshare over naar de sharepoint-rechten.

‘Filters’  – Er zijn diverse filters mogelijk:

  1. Wel / niet migreren verborgen bestanden
  2. Alleen bestanden migreren die na een bepaalde datum zijn bewerkt.
  3. Bestanden met bepaalde extensies niet migreren
  4. Vreemde tekens vervangen door een ander teken. (Bv. “ vervangen door _ )
  5. Gebruikers opzoeken in Azure Active Directory en/of werken met een vertaaltabel.

 

Zodra je jouw migratieproject hebt gemaakt, kan je op Start klikken om het uit te voeren. Je kan de voortgang en de status van de migratie bekijken in het dashboard van de tool. Je kan ook rapporten downloaden of e-mailmeldingen ontvangen over jouw migratie.

Conclusie

Voordelen:

De Microsoft SharePoint Migration Tool is een geweldige oplossing voor iedereen die zijn gegevens naar de cloud wil verplaatsen. Met deze tool kan je zelf jouw bestandsmigratie eenvoudig uitvoeren en bewaken.

 

Nadelen:

Er zijn echter ook wat nadelen aan het zomaar gebruiken van de tool. Zoals je hebt kunnen lezen zijn er een paar zaken die de migratie complex kunnen maken:

  • Er moet worden nagedacht welke bestanden er worden gemigreerd.
  • Onedrives moeten bestaan om data van homedrives over te kunnen zetten
  • Teams dienen vooraf aangemaakt te worden voordat data daarheen gemigreerd kan worden.
  • Rechten op Sharepoint zijn óf de standaardrechten óf de mogelijke vervuiling van de fileshares worden meegenomen.


NEXXT heeft op deze nadelen een antwoord, zo kunnen wij bijvoorbeeld:

  • Helpen met het opstellen van een veranderstrategie, waardoor de nieuwe omgeving is ingericht op de gewenste manier van werken zonder last te hebben van vervuiling uit het verleden.
  • Met behulp van scripts de Onedrive voor alle gebruikers activeren.
  • Geautomatiseerd alle Teams en channels aanmaken op basis van een Excel-overzicht.
  • Rechten voor Teams, Channels en/of Sharepoint-sites en document libraries instellen op basis van een Excel-overzicht.

Bekijk ook onze andere blogs

Voordelen van Microsoft Copilot: zo begin je zorgeloos aan je werk na een vakantie

In deze blog duiken we in de wereld van Microsoft Copilot en laten we je zien hoe je zorgeloos aan je werk kan beginnen na een vakantie.

RBAC, PIM en Access Reviews: Is Jouw Organisatie Al Bijgepraat?

In deze blog duiken we in de wereld van cybersecurity en introduceren we drie cruciale termen: RBAC, PIM en Access Reviews. Deze concepten zijn de bouwstenen voor een veilige en efficiënte digitale omgeving en zijn zelfs te combineren.

Microsoft Teams schoon en geordend houden? Wij hebben de oplossing voor jou!

In deze blog leggen we je uit hoe je de wildgroei in Microsoft Teams kan aanpakken binnen je organisatie.

Blijf op de hoogte

We sturen je eens per kwartaal een nieuwsbrief met interessante trends, handige tips en inspirerende verhalen. Je kunt je altijd weer uitschrijven en we beschermen je gegevens uiteraard goed!