Gemeente Groningen: Met de WISE scan in korte tijd veel informatie boven tafel

Enorme waarde 

‘Eén van de projecten waar NEXXT van enorme waarde was, betrof de migratie van ruim 500 Gigabyte data van onze afdeling Stadsingenieurs. Denk hierbij aan informatie over wegen en bruggen, maar ook aan data over ontwerpen, bestekken, aanbestedingsgegevens en vernieuwingstrajecten zoals bijvoorbeeld de Zuidelijke Ringweg. Al met al gaat het om data van zo’n 500 projecten, waarvan de helft nog loopt. De data stond in een Windows 7 omgeving in ProjectWise. Dit was ooit aangeschaft als samenwerkingstool, maar deed vooral dienst als archief. We wilden om meerdere redenen de data graag overzetten. Het contract met de leverancier van ProjectWise liep af en een nieuw contract zou duurder uitvallen. Ons gemeentebeleid is gericht op meer standaardisatie en lagere kosten en onze nieuwe teamleider had behoefte aan een goed ingerichte samenwerkingsomgeving.

Keuze voor Microsoft 365

‘De keuze voor Microsoft 365 was niet moeilijk. Werken met Teams en Sharepoint past helemaal in de wensen en ambities, werkt kostenbesparend, je standaardiseert diverse processen en de tools bieden veel mogelijkheden om je samenwerkingsomgeving op maat in te richten. Bovendien is Microsoft 365 niet nieuw voor de gemeente Groningen. We werkten daar al mee, maar over het beheer en de inrichting was nog discussie tussen Fujitsu en de gemeente. Daarom is besloten om naast de migratie een apart project te starten over de inrichting van het beheer. Maar hoe migreer je 500 Gigabyte data op een gecontroleerde manier? Zowel wij als Fujitsu hebben onvoldoende kennis in huis hoe we dat aan moeten pakken. NEXXT heeft die kennis wel.’

Snel zicht op situaties en wat er nodig is 

‘NEXXT haalt met behulp van een in eigen beheer ontwikkelde WISE Scan in korte tijd veel informatie boven tafel. Hierdoor krijg je als opdrachtgever snel zicht op de huidige situatie, wat er nodig is om de migratie te laten slagen, welke risico’s er zijn en welke stappen je te nemen hebt. Daarbij hebben zij rechtstreeks contact met onze Functioneel en Technisch Beheerders en vullen zij concreet de taakverdeling in tussen Functioneel Beheer van de gemeente en het Technisch Beheer bij Fujitsu. Dit is door beide partijen als heel prettig ervaren. Het zijn dan korte lijnen en beide partijen snappen precies waar het over gaat. Dat geeft een goed gevoel.

Belangrijk is niet alleen het veilig overzetten van de data, maar ook de aansluiting op onze architectuur, het beheer, de verdere beveiliging en de archivering. Je kunt gelijk merken dat NEXXT veel ervaring heeft met Microsoft 365. Zij bouwen niet alleen de scripts voor de migratie, ze hebben ook goede ideeën over de inrichting, weten hoe het werkt, wie erbij betrokken zijn en houden overzicht met oog voor het resultaat. Inmiddels is de migratie op tijd en succesvol afgerond. Dat was zonder NEXXT nooit zo goed gelukt!’

Adoptie 

‘De adoptie van een nieuw systeem wil nog wel eens onderbelicht blijven, maar ook hierin speelt NEXXT een voortreffelijke rol. Met de overgang naar Microsoft Sharepoint en Teams willen we de ruim 70 medewerkers ook leren hoe zij met de nieuwe omgeving moeten werken. NEXXT heeft alle medewerkers online geschoold. Die moesten daar drie dagdelen in investeren en konden naderhand nog voor individuele vragen bij hen terecht. Top service. Al met al ben ik heel tevreden. We hebben dit echt goed gedaan!’