Introductie
Binnen drie maanden 75 nieuwe werkplekken realiseren: dat is geen kleine opgave. Toch moest de gemeente Groningen die klus klaren. En wel vóór de afloop van de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2022. Vanaf dat moment ging er namelijk een nieuwe wet in die gemeentes verplichtte veilige werkplekken te verschaffen aan alle raadsleden en hun team. Hermen Schraa, projectmanager van de gemeente Groningen, pakte de handschoen op én vroeg NEXXT om de implementatie en uitrol te realiseren. Tegen zo’n uitdaging zeggen wij natuurlijk geen nee.
Het verhaal van Hermen
Blamages voorkomen
Voordat gemeentes verplicht werden om werkplekken te faciliteren, regelde ieder raadslid dit zelf. Dus koos iedereen z’n eigen apparaat en manier van werken. Hermen: “Alle raadsleden hebben toegang tot vertrouwelijke systemen. Die beveiligen we natuurlijk heel goed en we hebben intern ook afspraken over het gebruik ervan. Toch is het lastig om uniformiteit te creëren met deze aanpak.”
Deze nieuwe wet was dus een goede ontwikkeling, alleen rest dan wel de vraag: hoe gaan we dit invullen op een manier die bij onze gemeente past? Het antwoord op die vraag liet even op zich wachten. “Eind 2021 vroeg ik offertes aan voor de werkplekken bij verschillende IT-bedrijven. Na een aantal rondes ondertekende ik op 17 februari het contract met NEXXT. Toen hadden we nog een maand. Die deadline móésten we halen, anders was dat een blamage”, vertelt Hermen Schraa
Groeien met NEXXT
Samen de schouders eronder
Hoe Hermen bij ons terecht kwam als IT-partner voor dit project? “NEXXT deed al een aantal consultancytrajecten bij de gemeente Groningen rondom het beheer van Microsoft 365. En ik bezocht eens een seminar van NEXXT, waar ik sprak met Luuk-Jan van der Struijk, hun manager Operations & Delivery. Dat klikte goed en zodoende vroeg ik hem om een offerte te maken voor de 75 werkplekken. Luuk-Jan dacht direct mee over hoe we dit konden regelen. NEXXT zette vanaf dag één de schouders eronder.”
Veilige, moderne werkplekken
Gebruiksgemak op één
Leveringsproblemen tijdens corona
Uitdagingen bij uitrol werkplek
Gelukkig kwam Hermen tijdens de implementatie geen problemen tegen. Dit was bij het uitrollen van de apparatuur onder medewerkers en het installeren van applicaties en persoonlijke accounts wel anders. “Dat gebruiksgemak wat ik zo hoog in het vaandel had staan, viel in de realiteit even tegen. Tijdens tests hadden we mobiele telefoons met een kwartiertje geïnstalleerd, maar bij de laptops duurde dat gerust een uur.
Dat is veel te lang, want daar kan iemand niet op wachten tijdens een uitgave. NEXXT dook toen direct op dit probleem. Gelukkig vonden ze razendsnel de oorzaak en lieten de laptops zich nu ook snel installeren. Verder zijn we dankzij NEXXT weinig problemen tegengekomen. Maar als er iets was, stonden ze met één belletje voor ons klaar.”
Uitrol onder de raadsleden
Nadat het testen van de uitrol, was het tijd om de raadsleden en hun woordvoerders en de fractie-assistenten te voorzien van laptops en mobiele telefoons. “Verspreid over drie middagen kwamen ze in groepjes langs om hun werkplekken te installeren. We maakten het gezellig met een kop koffie en een taartje. Vervolgens kreeg iedereen instructies voor het gebruik van de werkplek. En er liep een aantal mensen van NEXXT rond om eventuele vragen te beantwoorden. Je kunt wel een werkplek uitrollen, maar als niemand snapt hoe het werkt, heb je nog niks.”
Gepassioneerde en betrokken IT`ers
Inmiddels werken de raadsleden alweer een tijd met hun nieuwe werkplekken. Hoe bevalt het nu? “Iedereen is erg tevreden. Zowel over de werkplekken als over de hulp en ondersteuning die NEXXT bood. En ik zelf ook. Ik werkte samen met vier NEXXT-medewerkers met ieder hun eigen specialisatie, echt mensen met kennis van zaken.
Daarbij waren ze ook nog eens erg gepassioneerd. Dat vond ik een heerlijke combinatie. Het is dan gewoon leuk om samen aan zo’n project te werken én iets moois neer te zetten. Ik kijk echt tevreden terug op de samenwerking. En tot aan de komende verkiezingen verzorgt NEXXT ook nog het IT-beheer en de support, dus ons partnerschap gaat gelukkig nog even door.”
Vooruitstreven
Toekomstvisie
Tino: “Waar we elkaar ook in vinden, is het vooruitstrevende karakter van beide organisaties. We zijn de huidige processen constant aan het verbeteren en blikken samen vooruit zodat we niet voor verrassingen komen te staan. We bouwen samen aan de toekomst.”
Enthousiast geworden?
We zijn vastbesloten om jouw organisatie te ondersteunen bij jullie digitale reis. Laten we samen kennismaken!
